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Cómo iniciar un proyecto digital sin morir en el intento

¿Vas a empezar un proyecto digital? Ya sea como consultor o parte del equipo en una organización, mira estos tips que te pueden ser útiles.

Empezar un proyecto digital muchas veces puede parecer aterrador. Esto generalmente pasa porque al principio vemos todo sin forma, con nudos, no hay un orden ni tampoco hay una idea clara de qué hacer y por dónde comenzar.

Muchas veces el caos está causado por información errada, poca o excesiva información.

En un post pasado platicaba de cómo la arquitectura de información es una práctica hiper valiosa que nos ayuda precisamente a dar sentido al caos.

“Hey, buena AI”- dijo nadie nunca. Las personas no halagan o critican la arquitectura de información, a menos que esté rota, es casi invisible cuando se separa del cómo se ve algo o cómo se hace.

Este post resume las enseñanzas de “Cómo darle sentido a cualquier caos” libro escrito por Abby Covert. Te comparto también sugerencias basadas en mis experiencias previas para ayudarte a perder el miedo y que poco a poco te sientas más confiado 😉

Cómo darle sentido a cualquier caos

Día con día, ya sea en tu lugar de trabajo o vida personal te enfrentas con caos 🙂 . Esto puede ser entendido como situaciones confusas o que presentan muchas dificultades. Tales tienen relación con las estructuras, procesos y comunicación en nuestros equipos y organizaciones, o bien, en la manera que se presentan, venden y entregan productos y servicios.

Por ello, la arquitectura de información es la manera en la que organizamos todas las partes que componen algo para hacerlo comprensible. Nos ayuda a darle sentido al mundo.

Ponte a pensar que todo lo que te rodea fue invariablemente organizado por otra persona (consciente o inconsciente de lo que hacía!). El problema con esto es que la información es subjetiva y lo que el “organizador” interpreta como “comprensible” puede no ser lo mismo para quien consume esta información.

1. Identifica el caos

Antes de empezar a pensar en soluciones, necesitamos recolectar todas las piezas para ir poco a poco armando el rompecabezas. ¿Cómo lograrlo?

a) Reúnete con todas las personas interesadas en que el proyecto sea un éxito, los llamados stakeholders Por ejemplo si tu proyecto fuera de un eCommerce quizá quieras entrevistar a los gerentes de Compras, Inventarios, Marketing, Diseño, Inteligencia de Negocio, Tecnología, Call Center, etc. Empieza por entender:

  • ¿Cuáles son sus expectativas?
  • ¿Qué significa para ellos este proyecto?
  • ¿Qué define el éxito de este proyecto?
  • ¿Quiénes consideran que son los usuarios?

b) Reúnete con los usuarios (actuales y potenciales) Conoce sobre sus motivaciones, frustraciones, comportamiento con estas Técnicas TOP de UX para conocer a tus usuarios.

c) Analiza la estrategia, información y el estado actual:

  • Intenta recolectar información sobre cuál es la visión desde la parte de comunicación, ¿qué se quiere que la gente interprete? ¿qué tipo de contenido puede ayudar a apoyar a esta interpretación?
  • Identifica qué es lo que ya existe, se está haciendo, está en pausa y ha concluido.
  • Recolecta más información sobre los “dueños” del contenido (audio, video, fotos, textos, banners, etc.)

 

2. Declara tu intención

Una vez que te reuniste con los stakeholders y usuarios, declara el propósito del proyecto. ¿Cuál es la intención detrás de este proyecto? ¿Qué se quiere lograr? Primero el por qué antes del cómo.

Cuando nos lanzamos a una labor sin pensar en qué vamos a lograr, podemos terminar con soluciones al problema incorrecto.

a) Reúnete con los stakeholders para presentar la visión del proyecto te ayudará mucho a comunicar correctamente las expectativas que se van a “atacar”, qué queda dentro y fuera del proyecto. El beneficio de esta reunión es dejar claro el camino a seguir y entender cómo cada quién debe participar y es importante su papel. Comunica:

  • ¿Por qué se necesita hacer este trabajo?
  • ¿Por qué se necesita este cambio? ¿Por qué importan los cambios? ¿Por qué le deberían de importar a los demás?
  • ¿Por qué esto no ha sido manejado correctamente?
  • ¿Por qué será diferente esta vez?

b) Conoce sobre los esfuerzos del pasado y tu competencia. Los esfuerzos del pasado nos dan pistas para evitar caer en los mismos errores o generar duplicados. El conocer a la competencia te dará ojos nuevos para evaluar qué cosas podrían replicarse o no hacerse.

c) Invita a tus stakeholders a una sesión de trabajo para discutir:

  • ¿Cómo se podría comunicar el mensaje?
  • ¿Cuánto tiempo y esfuerzo hay disponible?
  • ¿Cómo podría verse y sentirse la solución?
  • ¿Cómo será producido?
  • ¿Cómo será mantenido?
  • ¿Cómo será medido (KPIs o indicadores)? Deja clara la base, o el punto de referencia sobre el cuál se va a comparar tu progreso. Si no lo haces estarás caminando por el camino de las suposiciones y quizá no te lleve a ninguna parte. ¿Qué métricas existen ahora? documéntalas. (En el libro este es el capítulo 5, pero a mi me hace más sentido tocar esto desde aquí)
  • ¿Cómo sabremos si hemos tenido éxito (milestones)?

 

3. Encara la realidad

Ahora, una cosa es lo que deseamos y otra bien diferente es lo que podemos hacer. Encarar la realidad implica conocer a dónde queremos llegar y lo que tenemos en nuestro control o alcance para lograrlo. Por ello es importante definir:

  • Tiempo: “Sólo tenemos…”
  • Recursos: “Tenemos…”
  • Habilidades: “Sabemos cómo… pero no sabemos cómo… todavía”
  • Personalidad: “Queremos que el proyecto diga… sobre la marca”
  • Política: “Necesitamos respetar…. sobre …”
  • Ética: “Queremos que este trabajo le haga un bien al mundo a través de …”

Por otra parte necesitamos conocer realmente a los usuarios, los canales que utilizan, el contexto, cuándo lo hacen, con qué tipo de conexión a internet cuenta, etc. Algo importante también, es preguntarnos ¿están buscando entretenimiento o necesitan lograr una tarea?

Volviendo al caso del eCommerce, si quisiéramos explorar una solución de realidad aumentada que permita al usuario comprar desde su casa (por ejemplo maquillaje), necesitamos plantearnos:

  • ¿Qué necesitan entender las personas?
  • ¿Dónde lo verán las personas?
  • ¿Cuáles son los límites del proyecto?
  • ¿Qué no se incluye?

Los mapas, diagramas y prototipos nos ayudan tanto a comunicar con stakeholders como validar con usuarios las soluciones e ideas que vamos teniendo. Esto nos permite ahorrar mucho tiempo y dinero después, pues realmente nos permite entender si como nosotros pensamos que debe funcionar algo, se alinea con los modelos mentales de los usuarios.

Los mapas y diagramas nos ayudan a contar historias complejas a nuestro equipo de trabajo. Los prototipos nos permiten experimentar, hacer pruebas y validar lo que funciona y lo que no. Los más utilizados son:

Nota: La lista está ordenada alfabéticamente, no como un proceso.

  • Diagrama de Bloques (Wireframe): Representa cómo los objetos y sus atributos se interrelacionan para crear un concepto.
  • Diagrama de Flujo: Delinea los pasos de un proceso, incluyendo las condiciones bajo las cuales está un usuario o un sistema, y conexiones entre tareas. Las condiciones son las reglas que dictan el flujo.
  • Diagrama Jerárquico (Mapas de sitio): Ilustra cómo objetos, conceptos, personas y lugares se relacionan entre sí.
  • Mapa Mental: Ilustra las conexiones entre conceptos, objetos, ideas, canales, personas, y lugares en un contexto particular.
  • Mapa de Trayectoria (Journey Map): Muestra todos los pasos y lugares que conforman la experiencia de una persona o grupo.

 

4. Escoge una dirección

Una vez comenzada la fase de exploración de soluciones nos vamos a topar con ideas geniales pero que nos pueden llevar a otro enfoque que el que debemos realmente abarcar.

a) Define el nivel al que vas a trabajar, ¿es en un objeto (botón), interfaz, ubicación (posición de algo), trayecto (pasos o proceso), estructura (organización) o sistema?

Algo fundamental para entender la dirección que escogemos es delimitar el lenguaje. Al decidir qué palabras o conceptos utilizaremos nos permite llevar mejor control de lo que vamos haciendo.

b) Explora la ontología (palabras con un significado específico bajo un contexto específico) y hacer un vocabulario controlado con la intención de documentar los estándares para evitar la inconsistencia lingüística. Considera entonces si se van a usar:

  • Variaciones de ortografía (CDMX o Ciudad de México)
  • Tono (adquirir o comprar)
  • Términos científicos o coloquiales (acetona o quitaesmalte)
  • Términos internos y externos (SKU o número de referencia)
  • Sinónimos aceptados (esmalte, barniz, pinta uñas)
  • Acrónimos aceptados (MAC, M∙A∙C)

*El paso 5 lo incluí en el paso 2. Declara tu intención bajo el inciso c)

6. Juega con la estructura

Ya que tenemos definido el nivel en el que trabajaremos y el vocabulario controlado, es momento de empezar crear la taxonomía. La taxonomía es cómo vamos ordenando las cosas, los métodos para estructurar y clasificar el contenido, de manera que sea comprensible por nuestros usuarios.

a) Define las reglas con las que organizarás el contenido. Por ejemplo, ¿los productos se mostrarán por Marca, Departamento o Tipo de Producto?

b) Empieza a definir cómo se clasificará el contenido. En nuestro ejemplo de eCommerce, podemos utilizar facetas para clasificar y organizar los productos, como:

  • Maquillaje
    • Esmaltes
      • Precio
      • Rating
      • Color
        • Rojo

 

7. Prepárate para ajustar

Un proyecto digital nunca acaba, se mantiene siempre vivo. Muchas veces los proyectos fallan por no haber tenido una estrategia correcta o comenzar por plantearse todas las preguntas anteriores.

Recuerda que hacer mapas de sitio, wireframes o diagramas de flujo en tu escritorio (tú solo) no es practicar arquitectura de información.

Lo que debes generar es un canal abierto de comunicación con tus stakeholders y usuarios para obtener retroalimentación sobre el lenguaje y estructura. Por ello es crucial involucrar a todos desde el inicio.

Las áreas de oportunidad las podemos detectar a través de pruebas con usuarios, intenta entender las percepciones de las personas para responder:

  • ¿Cómo se ve este caos para ellos? ¿Sigue siendo caos?
  • ¿Cómo se ve su modelo mental? ¿Se alinea con lo que prototipamos?
  • ¿Qué palabras usan? ¿Son las mismas de nuestro vocabulario controlado?

 

¿Con qué retos te has topado al iniciar un proyecto digital? ¿Cómo los has superado? Me gustaría leer tus comentarios abajo.

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