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Teoría

Qué son: Diagramas de Flujo

Construir una casa sin mapa del cableado y tuberías es totalmente arriesgado. ¿Te imaginas hacer lo mismo al diseñar un producto digital?

Generalmente cuando construimos una casa tenemos que tener los planos para saber qué vamos a construir, ¿cierto?. Además de los planos, necesitamos saber cómo y dónde se pondrán los apagadores, hacia qué sentido se abren las puertas y sobre todo por dónde pasan las tuberías y cables de electricidad.

En el mundo digital necesitamos planos también para guiarnos y colaborar con todos quienes participan en la construcción de un producto. Y así como los planos, necesitamos entender cómo van a funcionar las cosas. A estas relaciones representadas gráficamente se les conoce como Diagramas de Flujo y generalmente se hacen cuando se plantea la Arquitectura de Información.

Ojo: Los Diagramas de Flujo no son iguales a los Mapas de Sitio o Mapas de Experiencia, ahora te lo explico…

 

Qué son los Diagramas de Flujo

Realmente los diagramas de flujo provienen de la Ingeniería Mecánica. Frank y Lilian Gilbreth fueron los creadores de los Mapas de Proceso, los cuales definen como:

Un artefacto para visualizar un proceso con el objetivo de mejorarlo.

El ISO/IEC 2382-1:1993, lo define como:

Representación gráfica de un proceso o de la solución paso a paso de un problema, utilizando figuras geométricas conectadas por líneas de flujo con el propósito de diseñar o documentar un proceso o programa.

Personalmente (y de manera breve), las definiría como:

La guía visual de un proceso basada en la causa-efecto de una serie de interacciones del usuario con un sistema.

 

Beneficios de los Diagramas de Flujo

Las diagramas de flujo pueden tener múltiples beneficios, te comparto algunos:

  • Ayudan a conectar ideas
  • Ayudan a comprender mejor cómo funciona un todo
  • Permiten detectar huecos u omisiones antes de diseñar o desarrollar algo
  • Dan pie a conversaciones relacionadas con viabilidad
  • Ayudan a dimensionar mejor el alcance
  • Son una buena herramienta de colaboración entre los involucrados de un proceso

 

Cómo hacer un Diagrama de Flujo

La verdad, no he encontrado algún autor que dicte una fórmula única o secreta. En mi experiencia y al menos como a mi me ha resultado bien, es siguiendo los siguientes pasos 🙂
 

1. Define un Vocabulario

Ya existen múltiples vocabularios y que son mundialmente reconocidos. Asegúrate que todos los colaboradores comprenden qué significa cada símbolo. En nuestra disciplina, uno de los vocabularios visuales más conocidos es el de Jesse James Garrett.
 

2. Define al Usuario y el Objetivo

Muchas veces tenemos usuarios distintos. Está la persona que es experta, o quien utiliza el producto por primera vez. Por ello, debemos pensar qué es lo que quiere lograr cada uno. Por ejemplo, si tenemos un producto que implica un área privada, tendremos que invitar a crear una cuenta (sip, esto es un proceso). De lo contrario, alguien que ya ha utilizado el producto o servicio antes ya no deberá hacerlo y su flujo será distinto. ¿Se entiende?
 

3. Lista las Tareas para alcanzar el Objetivo

Si puedes, júntate con tu equipo o con otros colaboradores para hacer una lluvia de ideas acerca de las actividades y tareas que cada usuario deberá completar para alcanzar su objetivo. Ahora, piensen cuáles de esas tareas si se omiten no permiten alcanzar el objetivo. ¡Listo! ya tienes las tareas claves y primordiales con las que debes trabajar.
 

4. Define cómo Reacciona el Sistema ante cada Tarea

Ahora, para cada tarea piensen cómo reacciona el sistema. Por ejemplo, si soy un usuario registrado e ingreso mal mi contraseña y debo recuperarla, ¿cuáles serán los pasos para que efectivamente pueda hacerlo? ¿qué implicaciones hay? ¿de quién es el trabajo? ¿qué aspectos de negocio o legales debemos tomar en cuenta a la hora de dar tal funcionalidad?. Una forma de hacer esto es en dos columnas: Acciones del Usuario / Reacciones del Sistema, detallan la acción y describen la reacción.
 

5. Conviértelo en un Diagrama

Muy bien, ya con esto definido podemos proceder a ilustrar o de manera online construir estas relaciones de los procesos. Hay herramientas como OmniGraffle que te ayudan a hacerlo, pero que si no tienes no te preocupes 🙂 en un PowerPoint, Slides o Keynote puedes armar cajas, círculos, triángulos, etc…

Tip final: documentar por documentar la verdad no sirve de mucho, el beneficio más grande es cuando este tipo de artefactos se utilizan para mejorar la comunicación entre los interesados 😉
 

Referencias y lecturas sobre Diagramas de Flujo

  1. Arango, J., Rosenfeld, L., Morville, P. (2015). Information architecture for the Web and Beyond. O’Reilly & Associates.
  2. Govella, A., Wodtke, C. (2009). Information Architecture Blueprints for the Web. New Riders.
  3. Hamm, M. (2014). Wireframing Essentials. Packt Publishing.

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